Su trabajo es diseñar sitios Web, no organizar correos

Estuve en una organización en donde todo se manejaba vía correo electrónico y mandaba en promedio unos 40-50 correos diarios y ahora sólo mando 3 o 4 al día. Desde reuniones, hasta tareas, hasta archivos administraba vía correo electrónico. Romper un círculo así era sumamente difícil. La cultura corporativa tenía muy arraigada el manejar todo vía correo electrónico, no era mentira cuando veía compañeros de trabajo con 200 carpetas de correo electrónico y guardaban todos los correos, hasta cuando daban la orden a la señora de limpieza de no venir un Jueves Santo y la cantidad de mensajes guardados sobrepasaba fácilmente los 50,000 correos. ¿50,000 correos para qué? ¿200, 50, 30 carpetas, para qué?

El problema de todo esto es que Ud. pasa más pendiente de tener una Bandeja de Entrada limpia en vez de hacer tareas que debería de realizar que no requieren del correo electrónico. Yo por eso considero el correo electrónico poco productivo para un diseñador Web. Considero más productivo que se meta a Twitter-Facebook- Digg – RSS y lea artículos relacionados al diseño, programación, o lo que tenga relación a lo que hace en vez de estar ahí como idiota limpiando/filtrando/contestando/recibiendo correos todo el día.

¿Al final del día, qué? Aprendió técnicas nuevas o logró por n-días consecutivos mantener su bandeja de correo limpia de toda basura?

El correo electrónico es una forma de comunicarse

Esa es la frase clave. Comunicar. Ud comunica algo de la misma manera cuando llama por teléfono, manda un mensaje vía SMS o escribe un correo electrónico. El correo electrónico es para comunicar. Dicho esto, Ud pasa grabando sus conversaciones telefónicas y moviéndolas a archivos dentro de su computadora y las tiene ahí por si acaso? Lo mismo se puede decir de mensajes SMS y lo mismo es un correo electrónico. No es para archivar, filtrar ni estar manteniendo una base de datos arcaica por mucho tiempo.

Que conste que no estoy diciendo que no debería de enviar ni recibir correos. Lejos de esto. Lo que estoy diciendo es que no debe de existir una obsesión por limpiar correos, o filtrarlos, o estar contestando correos apenas entren por que uno termina siendo esclavo del correo electrónico e ignora las tareas que debe de realizar para terminar su trabajo (independientemente si es diseñador Web o no).

Cada correo es un asunto, al igual que una llamada telefónica. Está dentro de nuestro criterio definir la urgencia de la misma (por eso, rara vez leo el signo de exclamación que dice la prioridad, doble puntaje si viene en el asunto la palabra urgente).

Formas de librarse del correo

Estas son las maneras en las cuales paso el menor tiempo posible en mi cliente de coreo:

1. Reviso automáticamente correos cada 4 horas: En un día laboral por lo tanto, reviso correos tres veces por día. Existe gente que lo tiene cada 5 minutos. Esto es un signo claro en donde existe una dependencia por estar encima de correos en vez de realizar tareas. ¿Qué es tan importante que merece revisar el correo cada 5 minutos? Piénselo detenidamente: significa que Ud. potencialmente cada 5 minutos se interrumpe de lo que está haciendo para ver qué nuevos correos le llegan y lidiar con ellos. Hace que las labores que estaba haciendo queden inconclusas o hechas a medio palo. Hace que la concentración sea una tarea muchísimo más ardua de lo que realmente debería de ser.
2. Filtro rápidamente y contesto los que considero importantes y el resto los dejo ahí: la clave es aquí lo que YO considero que es prioritario. Lo demás puede esperar. Si se cae un sitio o una base de datos se desploma nadie me va a enviar un correo. Me van a llamar diciéndome que está todo caído y nada sirve. Lo que no considero urgente lo dejo ahí, y lo contesto posteriormente. Son asuntos que pueden esperar o que se pueden resolver de forma más rápida vía otros medios.
3. Se necesita solo un par de carpetas, pocas de hecho, para filtrar correos: Tengo como máximo 5-6 carpetas. Una es la bandeja de entrada, elementos enviados, elementos borrados, una carpeta para recibos, y otros: cuando contesto un correo, queda en elementos enviados, entonces lo borro de la bandeja de entrada y ni siquiera lo muevo, sólo muevo los que no contesto y me sirven para algo. Mucha gente guarda todos, y me pregunto por qué si cuando Ud. responde un correo el mensaje original siempre queda debajo? Al estar en elementos enviados se encuentran ambas cosas: el mensaje original debajo y lo que Ud. dijo. Entonces al contestar ya está “archivado” y después si necesita esa referencia (por que puedo entender que se necesite una referencia del pasado), nada más lo busca en elementos enviados por persona a la cual Ud. lo envió.
4. Me dedico un día a la semana para ver los correos en mi bandeja de entrada y borro lo que está ya hecho, contestado, o no tiene relevancia contestar. Puede ser en un momento de “tigra” en donde Ud. no quiere trabajar más por que está prácticamente embotado de escribir, hacer informes, diseñar en Photoshop, codificar, o lo que sea. Pero note como menciono tareas que no son relevantes al correo, sino tareas que uno tiene que hacer para realizar el trabajo que tiene que hacer.

Si la empresa es muy grande y extensiva, considere obtener un colaborador de proyectos que le ayude con manejar sus tareas y tiempo en ellas. Son herramientas diseñadas específicamente para ello. Un cliente de correo, no.